İKÇÜBYS
İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi Kurucu Rektörümüz Sayın Prof. Dr. Galip AKHAN ’ın direktifi ile başlatılan Kalkınma Bakanlığı destekli bir yazılım projesidir. Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi üniversitelerin tüm idari ve akademik süreçlerini kapsayacak şekilde entegre modüllerden oluşan e-üniversite projesidir. Anayasa, Kanun, Yönetmelik, Yönerge, Tebliğ, Genelge, Üst Kurumlardan gelen resmi talimatlar gibi mevzuat kaynaklı zorunlu değişikliklerin yazılım üzerinde kolayca uyarlanabileceği çok katmanlı ve Servis Odaklı Mimariye (SOA) uygun tasarlanmış ve analizleri İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi idari ve akademik personelince yapılmıştır. Projenin yapısı sayesinde sadece bizim kurumumuzda değil bu projeyi kullanabilecek özel ve devlet üniversitelerinde uygulanabilir durumda tasarlanmıştır. Projeyi eksiksiz ve kurulduğu üniversitede sürdürülebilirliğinin sağlanması için gerekli personel kadrosu kurumumuzda istihdam edilmiştir. İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Maliye Bakanlığının 80755325-105.02.06-9312 sayılı ve 28.10.2015 tarihli yazısı ile “Büyük Ölçekli Bilgi İşlem Merkezi” kriterlerini taşıdığını belirtmiş ve bu kapsamda Personel çalıştırılmasını vizelemiştir. Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi projesinin yazılım testleri TÜBİTAK BİLGEM tarafından yapılmaktadır. Bu testler TÜBİTAK BİLGEM laboratuvarlarında yine BİLGEM Uzmanları tarafından belirlenen takvimde belirli periyotlarla yapılmakta ve yazılım geliştirme süreci izlenmektedir. Yapılan Testler aşağıda maddelenmiştir.
İKÇÜ ÜBYS SİSTEMİ MODÜLLERİ
Üniversitemizin, Kalkınma Bakanlığı 2012H034000 no’lu "Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi" projesinin tamamlanan ve kullanılmakta olan modüllerinin detaylarını aşağıdaki menülerden inceleyebilirsiniz
Kullanıcı sisteme login olduğunda seçtiği kullanıcı grubuna göre yetki alır ve web uygulamaları kullanıcı grubunun yetkilerine bakarak sayfanın açılıp açılamayacağı kontrolü yapılır. Web uygulamalarının içerisindeki servis çağrılarına da ayrı bir yetki mekanizması ile kontrol edilebilmektedir. Bu sayede sayfalardaki fonksiyon ve işlemler için dahi kullanıcı yada kullanıcı grubu bazında yetkilendirme yapılabilmektedir.
Log Mekanizması
ÜBYS sisteminin tümü için geçerli olacak birimler, Organizasyon Yönetim Sistemi üzerinden tanımlanmaktadır. Modüller organizasyon ağacını kullanırlarken kendi gereksinimlerine göre organizasyon yapısını düzenleyebilmektedirler. Ayrıca birimlere özel yazışma kodu tanımlanabilmektedir. Elektronik belge yönetim sistemi belgeleri oluştururken burada tanımlanan yazışma kodlarını bu tanımlar üzerinden alınır. DTVT entegrasyonu ile birlikte birimler ve yazışma kodları, web servisler aracılığı ile otomatik olarak da güncellenmektedir. Kurum yapısına uygun olarak sınırsız sayıda pozisyon oluşturulabilmekte olup, kuruma atanan personeller pozisyon ağacı üzerinde ilgili pozisyonla ilişkilendirilebilmektedir. Kişilerin kurum içerisinde birden fazla pozisyonu olabileceği gibi ilgili pozisyonlara vekil de atanabilmektedir. Vekalet mekanizması ile imzanın vekillere devredilmesi sağlanmaktadır. Kişiler pozisyona asil ya da vekil olarak atanabilmektedirler
Öğrenim Sistemleri ile öğrencilerin ÖSYM ile yerleşmesiyle başlayan eğitim süreçlerinin varsa hazırlık sürecinden başlayarak, önlisans\lisans eğitimleri ve lisansüstü eğitimleri de dahil olmak üzere tek kayıt ile devam edebilmektedir. Sistem, Öğrencinin; Üniversite, Öğrenci İşleri ve Öğretim Elemanı arasındaki tüm eğitim-öğretim süreç döngüsünü kapsamaktadır. İzmir Katip Çelebi Üniversitesi’nin tüm birimlerinden gelen tüketim ve dayanıklı taşınır ihtiyaçlarının talep süreçlerinin belirlendiği, bu taleplerin en ucuz ve doğru şekilde karşılamasının sağlandığı, üniversite bünyesinde stok takibi ve analizlerinin yapılabilme esasına dayalı yazılımdır. Malzeme Yönetimi, malzeme talebinin planlanması ve satın alma aşamasından, mal kabul işlemlerine kadar olan süreçleri kapsar. Yapılan tüm talep, satın alma ve kabul işlemleri sonuçlarında evraklar sisteme otomatik olarak yansıtılır. Bu durum gereksiz kağıt evrak çıktısının alınmasını engeller. Web tabanlı ve satın alma ile tam entegre çalışması nedeniyle, işlem süreçlerinde karmaşıklığın kaldırılması ve zamandan kazanım sağlaması yazılımın en önemli özelliklerindendir.
Öğrenci Bilgi Sistemi, YÖK kanunları ile eğitim düzeyleri için belirlenen yönetmelik ve yönergelerin çizdiği çerçeve içinde, başvurudan kayıtlanmaya ve mezuniyete kadar olan tüm üniversite ve öğrenci süreçlerinin işletildiği sistemdir. ÜBYS içinde yer alan Yabancı Diller, Uzaktan Eğitim, EBYS, Akıllı kart, Personel ve Ek Ders modülleri ile tamamen entegre olarak çalışmaktadır. Bunun dışında YÖK, KYK, Banka ve NVI entegrasyonları ile de kamu kurum veya kuruluşlar ile bağlantı kurulmasına olanak tanır. Öğrenci Bilgi Sistemi, Ön lisans, Lisans, Yüksek Lisans, Doktora, Yabancı Dil Hazırlık gibi birçok farklı yapıdaki öğrencilerin başvuru ve kayıtlanmasından mezuniyetine kadar olan tüm akademik süreçlerinin hatasız ve eksiksiz olarak yürütülmesini sağlar. Sistemin parametrik ve esnek yapısı, değişen ihtiyaçlara hızlı bir şekilde cevap verilmesine olanak sağlar. Kullanıcı dostu ara yüzleri, anlaşılır, hızlı ve fonksiyonel kullanım imkânı vermektedir. Öğrenci Bilgi Sistemi; Öğrenci işleri, Öğretim elemanları, Öğrenci ve Dış kullanıcılar olmak üzere 4 kullanıcı grubunun kullanımına sunulmaktadır. Sistem, web tabanlı bir yazılım olduğu için, kullanıcılar kayıtlanma, ön kayıt, not girişi gibi tüm işlemlerini internet erişimi olan her yerden kolayca yapabilirler. Uzaktan Eğitim Sistemi, mekândan bağımsız olarak öğrenci, öğretmen ve eğitim kaynaklarının bir araya getirildiği, Öğrenci Bilgi Sistemi ile tamamen entegre şekilde çalışan bir sistemdir. Uzaktan Eğitim Sisteminin asıl amacı; yönetim , öğrenci işleri, öğretim elemanları ve öğrenci süreçlerinin yönetilebilmesi işlerinin kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmesinin sağlanmasıdır. Bu nedenle her çözünürlükteki bilgisayarların yanında tüm mobil cihazlardan ve tabletlerden rahatlıkla ulaşılabilmesi amaçlanmıştır. Platform bağımsız olarak tasarlanan bu sistem kullanıcılarına büyük esneklik sağlamaktadır. Öğrenci Bilgi Sistemi, her sınav tipine uygun, esnek yapılı olarak planlanan bu modülde, tüm modüllerde uygulanabilecek olan tüm sınavlarda kullanılacak soruların bir soru bankasında toplanıp, bu sorulardan istenilen özelliklerde sınav oluşturulabilmesi ve alınan sınav sonuçlarının istatistiksel olarak analizlerinin yapılabilmesi amaçlanmıştır. ister optik okuyuculu, ister çevrimiçi yapılan sınavların sonuçları bilimsel, çok yönlü ve esnek raporlarla değerlendirilerek elde edilen istatistiki sonuçlar ile geçerlik ve güvenirlik analizleri gerçekleştirilebilir. Bu sayede sınav katılımcılarının eğitim haritaları çıkarılabilir, öğrenilen kazanımlar çoğaltılabilir ve öğretimde verimliliğin artması sağlanır.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi Üniversite Bilgi Yönetim Sisteminin tüm modülleriyle entegre çalışabilen bir yazılımdır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi ürünü TS 13298:2009, TS 13298/T1:2012, TS ISO/IEC 25051:2011 Standartlarına uyum belgesi almış ve Kamu Kurumlan arasında bu uyum belgelerine sahip ilk ve tek Kamu Kuruluşu olmuştur. Kurumun ihtiyaçlarına, yapısına uygun, güvenli ve güvenilir belge yönetimi ile arşiv sisteminden oluşmaktadır. Belge akış işlem süreçlerinin elektronik ortam için uyarlanarak, doküman ve belgelerin elektronik ortamda üretilmesini ve/veya dışarıdan elektronik ortamda gelen belge ve dokümanlarla birlikte mevzuata uygun olarak belgelerin yönetimini, kayıt altına alınmasını, paylaşılmasını, arşivlenmesini ve raporlanmasını sağlayan web tabanlı, entegre olabilir mahiyette, elektronik ve mobil imza destekli bir belge yönetim sistemidir. Sistem içerisinde imzalanmak suretiyle üretilen belgelerin otomatik olarak EBYS’ ye gönderilmesi ile; Kamu hizmetinde verimliliğin arttırılması kurum içi ve kurumlar arası bilgi ve belge paylaşımının hızlandırılması, etkileşimli ve sürdürülebilir bir Sistemin oluşturulması, sistem ile işlem süreçlerinin kısaltılarak bürokratik karmaşıklığın kaldırılmasıyla zaman ve iş gücünün etkin kullanılması, E-Devlet çalışmalarına uyumlu bir Sistem geliştirilmesi amaçlanmıştır.
Personel bilgi sistemi, personel daire başkanlığı tarafından yürütülen tüm süreçler ile akademik birimler tarafından yürütülen personel işlemlerinin mevzuata uygun olarak daha hızlı ve hatasız olarak yapılmasını sağlamaktadır. Aynı zamanda kurumda görev yapan kişilerin sistemden otomatik olarak üretilen kendi özlük bilgilerini, izin bilgilerini takip etmelerini sistem üzerinden e-imzalı olarak kendi kullanıcıları ile almalarını sağlamaktadır. Personel bilgi sistemi, kadroların tanımlanmasından raporlanmasına, ilana çıkılmasından atama aşamasına, idari ve akademik personellerin atamasından ayrılmasına kadar olan tüm süreçlerin hızlı ve doğru olarak yönetilmesini sağlar. Bu bağlamda akademik personeller için kadroya kullanım izni alınma sürecinden, ilgili kadro için ilan süreci, sonuçlanması ve atama yapılmasından, kişinin ayrılmasına kadar olan tüm süreç sistem üzerinden takip edilmektedir. Üniversitede ki tüm personellerin NVI’ den çekilen kimlik ve adres, iletişim, aile bireyleri bilgileri gibi kişisel bilgiler ile özlük bilgilerinin yanında kadro bilgilerini, idari görevlerini, geçici görevlendirmelerini, kurum içi görevlendirmelerini, memuriyeti boyunca sahip olduğu tüm unvan bilgilerini, akademik unvanlarını, öğrenim bilgilerini, yabancı dil bilgilerini, askerlik bilgilerini, sendika bilgilerini, aldığı hizmet içi eğitim ve sertifika bilgilerini, borçlanılan hizmetlerini, diğer SGK kuruluşlarındaki hizmetleri ile disiplin cezası bilgilerini ve hizmet bilgilerini içermektedir. İdari ve akademik personellerin kıdem süresini sistem tarafından otomatik hesaplanmasının yanında profesörlük süresi, doçentlik süresi ile teknik hizmetler sınıfı ve sağlık hizmetleri sınıfında geçirilen süreler gibi spesifik hizmet süreleri de otomatik olarak hesaplanmaktadır. Görev süresi dolan akademik personellerin toplu olarak görev süresi uzatma işlemi yapılabilmektedir. Kamu görevinden çıkarılanlar ile mecburu hizmetini yerine getirmediği için yeniden atanamayacakların sistemde tutulması için kara liste oluşturulmaktadır Hizmet Takip Programı (HİTAP) entegrasyonu mevcuttur. Tek ekranda personelin sistemdeki bilgileri ile Hitap’taki bilgilerinin karşılaştırmalı kontrolü yapılmaktadır. Kişisel Memur İşlemleri ekranı ile kurum personelleri izin formlarını, sizil özetlerini, nüfus suretlerini ve hizmet belgelerini talep edebilir, elektronik imza süreci üzerinden takip edip belgelerini alabilmektedirler.
İzmir Katip Çelebi Üniversitesi’nin tüm birimlerinden gelen tüketim ve dayanıklı taşınır ihtiyaçlarının talep süreçlerinin belirlendiği, bu taleplerin en ucuz ve doğru şekilde karşılamasının sağlandığı, üniversite bünyesinde stok takibi ve analizlerinin yapılabilme esasına dayalı yazılımdır. Malzeme Yönetimi, malzeme talebinin planlanması ve satın alma aşamasından, mal kabul işlemlerine kadar olan süreçleri kapsar. Yapılan tüm talep, satın alma ve kabul işlemleri sonuçlarında evraklar sisteme otomatik olarak yansıtılır. Bu durum gereksiz kağıt evrak çıktısının alınmasını engeller. Web tabanlı ve satın alma ile tam entegre çalışması nedeniyle, işlem süreçlerinde karmaşıklığın kaldırılması ve zamandan kazanım sağlaması yazılımın en önemli özelliklerindendir.
Satın alma, doğru ürünü doğru miktarlarda doğru kaynaktan uygun fiyatla edinilmesi ve doğru yere doğru zamanda teslim edilmesini sağlayan yazılım sistemidir. Sistem, malzemelerin ve hizmetlerin kesintisiz olarak akışını sağlamak, envanteri yönetmek, birim maliyet, teslim süresi ve elde bulundurma maliyetlerini göz önüne alarak en uygun maliyetle satın almayı hedefler. Satın alma taleplerinin sistem üzerinden takibini sağlayacak onay mekanizmaları kurulabilir. Sistem ihale adımlarında kullanıcıya anlık bildirimlerde bulunur. Gelen tekliflerin kayıt altına alınarak, teklif mukayese cetveli hazırlanmasını sağlar. Kullanıcı ekran adımlarında satın alma işleminin durumuna bağlı olarak giriş yapabilmektedir. Henüz tamamlanmamış işlem adımlarına sistem giriş yetkisi vermemektedir
Varlık Yönetimi, üniversitenin yerleşke, bina, derslik, ofis, toplantı salonu, konferans salonu gibi taşınmaz malları, tüm taşınır malları ve sahip olduğu yazılımların envanter, hizmet, doküman ve bakım bilgilerini tutulacağı, portaldan bağımsız web tabanlı bir sistemdir. Sistemde, Demirbaş envanter kayıtları, garanti takibi, servis işlemleri gibi kurumun varlıklarına ait tüm bilgiler elektronik ortam üzerinden takip edilmektedir. Bir varlığın, planlama aşamasından proje aşamasına, gerçekleşmesinden bakımına kadar tüm süreç sistem üzerinden yönetilmekte ve takip edilmektedir. Projelerin içerisinde yer alan diğer projelerin takiplerinin de yapıldığı bir sistemdir. Bu sayede bir proje içerisinde kaç proje olduğu, bu projelerin neler olduğu ve süreçlerinin nasıl olduğuna dair tüm bilgilere sistemden rahatlıkla ulaşılmaktadır. Kurum tarafından kullanılan varlıkların tapu işlemleri ve kamulaştırma takibi sistem üzerinden yapılmaktadır.
Üniversite Bilgi yönetim sisteminde kullanıcıların karşılaştıkları sorunların, taleplerin girildiği, bu sorun ve taleplerin durumlarının takip edildiği sistemdir. Sistem hem İzmir Katip Çelebi üniversitesi tarafından hem de Üniversite bilgi Yönetim Sistemini kullanan protokol üniversiteler tarafından kullanılmaktadır. Kullanıcının girdiği sorun yada talep, Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi bünyesinde görev yapan Destek personeli tarafından karşılanmaktadır. Talep incelendikten sonra durumu değiştirilerek kullanıcıya dönüşler sistem üzerinden sağlanmaktadır. Araç takipleri, yapı işleri atölyeleri takibi, bilgi işlem teknik destek takipleri, temizlik hizmeti takipleri, güvenlik hizmeti takipleri yapılabilmekte ve istatistiki bilgileri alınabilmektedir. İstatistiki bilgiler raporlanır, alınan raporların görselleri oluşturulabilir.
Servis Talep Takip Sistemi, Üniversitemiz personellerinin Yapı İşleri Daire Başkanlığı, Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’ndan yapılan arıza ve istek taleplerin online olarak yapılmasını sağlamkatadır. Servis Talep Takip Sisteminde Yapı işleri için telefon, elektrik, ısınma/soğutma sistemleri, inşaat, mobilya, mekanik, cam, kapı vb atölyeler tarafından takip edilen arıza taleplerinin, Destek hizmetlerinin temizlik, bahçe, oda taşıma, araç tahsisi vb taleplerinin, Bilgi işlemin yazıcı, bilgisayar, internet, tarayıcı vb sorunların taleplerinin yapıldığı, bu taleplerin yetkili kişiler tarafından karşılanmaktadır. Sistemde üzerinden yapılmış olan talep sayıları aşağıda belirtilmiştir.
Akademik Personel Bilgi Sistemi yazılımı akademik personellerin bilimsel nitelikteki yayınları ile ortak ve bireysel çalışmalarını bir platformda birleştirmek, bu verilerden Akademik CV oluşturmak, kurumsal ve bireysel raporlar ve istatistikler alabilmek amacıyla yazılmıştır. Akademik Performans Bilgi Sistemi, dış dünyayı Akademik personelin çalışmaları konusunda bilgilendirmek ve Kurum içerisindeki diğer otomasyonların ilgili süreçlerini desteklemektedir. İlgili modüllerle entegre çalışabilen Akademik Performans Bilgi Sistemi; Personel Bilgi Sistemine girilen bilgileri entegre olarak çekmekte, Kurumsal Değerlendirme Modülüne ise bilgileri entegre olarak gönderebilmektedir. Akademik Performans Bilgi Sistemi dinamik olarak yazılmış olup, yazılımda herhangi bir değişikliğe gerek duymaksızın ekrandan sistem kullanıcılarının tasarlayabileceği şekilde hazırlanmıştır. Akademik çalışma tipleri kurumun belirlediği özelliklere göre tanımlanabilir. Sınırsız sayıda akademik çalışma tipleri ve bu tiplere ait sınırsız sayıda kuruma özel özellikler eklenebilir. Tanımlanan çalışma tiplerinin sistem içerisinde hangi özellikte kullanılacağı kullanıcı tarafından belirlenebilir. Akademik Çalışma sahipleri sisteme kurum içi ve kurum dışı olmak üzere her iki türlü de eklenebilir. Yazar sırası sistemde belirlenebilir ve kurum içi personellerden birinin akademik çalışmayı eklemesi kurum içi diğer personelin cv’sine otomatik olarak eklenir böylece sistem içerisinde kayıt tekrarı engellenmiş olur. Yöksis’e girilmiş bilgiler anlık olarak sisteme tekrarlı bilgi girişi yapmadan aktarılabilmektedir. Akademik teşvik süreci sistem üzerinden yürütülerek, puan ve ücret hesabı otomatik olarak yapılabilmektedir.
Kurumsal Değerlendirme Modülü, İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi kapsamındaki tüm modüllerden otomatik çekilen verilerin tablolar ve grafiklerle görüntülenebildiği bir sistemdir. Kurumun veri toplama sıkıntısını ortadan kaldıran bu sistemle günlük olarak en güncel veriler izlenebilmektedir. Dünyaya açık olan kurumsal değerlendirme sistemiyle kurum verileri yurtiçi ve yurtdışında izlenebilir durumdadır. Yüksek Öğretim Kurumu Kurumsal Değerlendirme raporunda istenen tüm verilerin bu sistem üzerinden alınması ve YÖK İstatistikler modülüyle web servisler aracılığı ile entegrasyon sağlanması amaçlanmış ve altyapı ve sistem bu amaç doğrultusunda yazılmıştır.
Teknoloji Transfer ofisi sistemi tüm kurum dışı projelerin kuruma başvuruların yapıldığı, projelerin takip edildiği bir sistem olmasının yanında firmaların belirli kriterlere göre arama yapıp ilgili alandaki öğretim elemanları ile ortak çalışma yapabilmesini sağlamaktadır. Sistem dinamik bir yapıya sahip olmasından dolayı, kurum dışı olan tüm proje türleri yeni bir yazılım geliştirilmesine ihtiyaç duymadan sisteme eklenebilmektedir.
Ek ders bilgi sistemi, ders verme yetisine sahip Öğretim elemanlarının haftalık yük bildirimlerinin hesaplandığı sistemdir. Ders Yükü Bildirim Formu öğretim elemanlarının haftalık ders programlarının ve yaptıkları sınavların verilerini kullanılarak oluşmaktadır. Sistem, Akıllı kart sistemi ile entegre olmasının yanında, öğretim elemanlarının dersleri fiziksel olarak takip etmesi durumu içinde ek ders ücretlerini hesaplayabilmektedir. Öğretim elemanlarının ders yükleri sistem tarafından haftalık ders programına göre otomatik olarak hesaplanmaktadır. Ders yükü öğretim elemanı tarafından ve ilgili birimin yetkili kullanıcısı tarafından oluşturulabilmektedir. Ders yüklerinin oluşturulmasıyla, aylık puantaj birim bazılı olarak sistem tarafından oluşturulabilmektedir. Ek Ders Bilgi Sistemi Öğrenci Bilgi Sistemi, Personel Bilgi Sistemi, Akıllı Kart Bilgi Sistemi ile entegre olarak çalışmaktadır.
Öğrenci topluluk ve etkinlik süreçleri sistem üzerinden yürütülmektedir. Topluluk kurmak isteyen öğrenci sistem üzerinden üyeleri, topluluk bilgilerini ve danışman bilgilerini tanımlayarak topluluk kurma talebini oluşturmaktadır. Sistem üzerinden gerekli formlar otomatik olarak oluşturulmaktadır. Topluluk oluşturma ile ilgili karar bilgileri de sistem üzerinden SKS Ofis çalışanları tarafından girilebilmektedir. Aynı şekilde etkinlik oluşturmak isteyen öğrenciler sistem üzerinden gerekli bilgileri girerek etkinlik talebi oluşturabilmektedir. Bu süreçte de gerekli formlar sistem üzerinden otomatik olarak üretilmekte, sürecin sonlanması ve karar girişleri de sistem üzerinden yapılabilmektedir. Üniversite bünyesinde gerçekleştirilen kurslar, kurs talepleri de sistem üzerinden takip edilebilmektedir
İzmir Katip Çelebi Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezinin hedefi yaşam boyu öğrenme kapsamında bireylerin, toplumun, kurumların ve işletmelerin ihtiyaçlarına cevap verecek eğitim hizmetlerini kaliteli, verimli, güvenilir ve kurumsal bir yaklaşımla sunabilmektir. Bu bağlamda Sürekli eğitim merkezinin tüm süreçlerinin elektronik ortamda yönetilmesi için Sürekli Eğitim Merkezi Yönetim Bilgi Sistemi geliştirilmiştir. SEM Yönetim Sisteminde, sürekli eğitim merkezi tarafından verilen kurs, sertifika programları, seminer/konferans ve sem bünyesinde gerçekleşen diğer etkinliklere ait kayıtlar tutulmaktadır. Etkinliklere başvurular online olarak yapılmaktadır. Etkinliklerin detay bilgileri, katılımcı bilgileri, etkinliği veren kişinin bilgileri gibi diğer bilgiler sistem üzerinde tutulmaktadır.
Üniversitemizden mezun olan öğrencilerin özgeçmişlerini oluşturabildikleri, oluşan özgeçmişin çıktısının alınabildiği bir sistemdir. Mezun Takip Sistemi sayesinde kurumumuz öğrencilerin özgeçmiş bilgilerinden son güncel kariyer bilgilerine erişebilirken, mezun öğrencilerimiz de dönem arkadaşlarının güncel bilgilerine erişebilir, kurumla ve dönem arkadaşlarıyla irtibat kurabilirler. Tüm dünyaya açık olan ekran yardımı ile Öğrenciler de dahil erişebilen tüm kullanıcılar diplomalarını sorgulayabilir, öğrencinin mezun ya da aktif olduğu bilgisine erişebilirler.
Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi üniversitenin misyonu ve vizyonu doğrultusunda belirlenen amaçlar çerçevesinde, ulaşılmak istenen hedeflere hangi stratejilerle ulaşılacağının belirlenmesini sağlar. Hedefi gerçekleştirmek için yapılacak faaliyetleri ve bu faaliyetlerin maliyetleri belirlenebilir. Hedeflerin gerçekleştirilme durumlarının takibi için belirlenmiş olan göstergelerin izlenmesine ve sonuçlarının değerlendirilerek sürekli iyileştirme ortamının oluşturulmasına yardımcı olur. Tüm faaliyetler bütçe takipleri ile birlikte yönetilebilmektedir. Faaliyet raporu sistemden çekilen veriler ile otomatik olarak tek tuş ile alınabilmektedir. Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi, Üniversitemizin kalite güvence süreçlerini hedef alan, yönetimsel bilgi sağlayan, Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi ile entegre çalışan bir sistemdir.
Kalite Yönetim Sistemi elektronik ortamda kalite faaliyetlerinin ve dokümanlarının takibini yapar. Kalite Yönetim Sisteminde yapılan değişiklikler ve işlemlerle ilgili verilerin takibini ve kontrolünü Kalite Yönetim Temsilcisi ve çalışanları yapar. Dokümanların güncel kalmasını ve kurum tarafından takip edilebilir olmasına olanak sağlar. Kalite Yönetim sistemi yapılan kalite faaliyetlerinin kurum içerisindeki iletişimini, geniş izleme ve kontrolünü sağlar. Elektronik Belge Yönetim Sisteminde tanımlanan bir şablon Kalite Yönetim Sisteminden çağrılabilir bu durumda bir modüle girilen bilgi diğer bir modülde güncel kalmış olur.
Bilgi Sistemi ile idari personellerin pozisyon görev tanımlarına göre işletilen süreçler üzerinden görev tanımlarına göre işletilen süreçler üzerine iş akışlarına verilen puanlar iş akışlarındaki işlerin zaman yönetimi üzerinden hesabı yapılır, raporlanır ve görsel çıktılar alınabilir.
Hukuk Müşavirliği sistemi ile hukuk müşavirliğimiz davalarını ve soruşturmalarını girebilir, süreçlerini takip edebilirler. Dava süreci/yönetimi, dava tipleri, duruşma, taraflar, masraf/ödemeler, uyarılar, görüşler, dilekçe ve ilgili belgeler vb dava sürecinin tamamını kapsayacak şekilde tasarlanmıştır. Sistem, rapor ve istatistiki bilgilere sistem içerisinden erişebilme imkanı sunmaktadır.
Geliştirilen mobil tasarım ile üniversite hakkında tanımlanan genel bilgiler,yemek listesi, kampüs içinde konum, kampüs otobüs saatleri, dahili telefon bilgisi, üniversite birimleri ile ilgili temel bilgiler, Ebys süreci (klasör bazında belge listeleme, iptal, havale, paraf)’ni gerçekleştirecek şekilde geliştirilmiştir. Devamında ise öğrenci bilgi sistemi kapsamında, almış olduğu dersleri ve detaylarını görüntüleyebilmeleri, haftalık ders programını listeyebilmeleri, öğretim elemanı tarafından eklenmiş ders içeriklerine erişebilmeleri ve anlık olarak mobil uygulama üzerinden uyarılar alarak, ilan edilen ders notlarını görebilmeleri ile ilgili düzenlemeler yapılacaktır.
Masaüstü yayıncılık sistemi ile, Üniversiteye ait yayın organlarının tanımlanması ve burada yayınlanması istenen yazıların takip edilebilmesi sağlanmaktadır. Üniversite personelleri yayınlanmasını istedikleri yayınları Masaüstü yayıncılık ofisine gönderebilirler. Masaüstü yayıncılık ofis personeli bu yayınları hakeme göderip, hakem değerlendirmelerini takip edebilirler. gödenrilen yayın talepleri ile ilgili işlemler (kabul, red, revizyon) online olarak sistem üzerinden yapılabilmektedir
Üniversitemizde bulunan etik kullara başvuru yapılmasından, toplantı gündemi oluşmasına kadar olan süreci kapsamaktadır. Kurumumuz idari yada akademik personeller tarafında online başvurular yapılarak,toplantı gündemi oluşmaktadır. Yapılan etik kurul başvurularının süreçleri sistem üzerinden takip edilebilir, toplantı sırasında karar girilebilir.
ÜNİVERSİTELER İÇİN EN İYİSİNİ YAPMAYA ÇALIŞIYORUZ
Üniversite Bilgi Yönetim Sistemini kullanmak isteyen üniversiteler ile protokol ve sözleşme kapsamında karşılıklı mutabık kalarak çalışmalarımıza başlıyoruz. Aşağıda protokol üniversitelerimizi görebilirsiniz.
2015 ÜBYS Sempozyumundan sonra üniversitemize resmi yazı ile demo talebinde bulunan üniversiteler “Demo Ortamı Açtığımız Üniversiteler” başlığı altında listelenmiştir.
Yine sempozyum sonrasında direkt sistemi kullanmaya başlamak için resmi yazı ile talepte bulunan üniversiteler ise “Resmi Yazı İl Sistemi Talep Eden Üniversiteler” başlığı altında listelenmiştir.
Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi kapsamında bulunan tüm modüllerden alınan ve süreç doğrultusunda işlenen veriler isteye göre çıktı olarak sunulabilir.
Örneğin; öğrencilerin ÖSYM’ den aktarılırken geldikleri başarı ortalamaları ile programa yerleşme puanlarının istatistiki bilgileri verilebildiği gibi; öğrencinin program da gördüğü eğitim süresince gösterdiği başarı grafiği izlenebilir ve mezuniyet ortalamasına göre kariyer planlamasına nasıl devam ettiği tek tuşla ölçülebilir.
Bir Başka Örnek; Kadro ve ünvanlarına göre program bazında öğrenci başına düşen Öğretim Elemanı sayısı; Program Öğrenci Kontenjanı ve Program kadrosundaki öğretim elemanı yoğunluklarının oranları istatistiki olarak tek tuşla verilebilir.
Bu veriler üniversite bazında verilebildiği gibi, birden fazla üniversitenin verileri üzerinden verilerek tüm üniversitelerin istatistikleri de çıkarılabilir.
Mevcutta YÖK’ ün belli periyotlarla istediği verilerin tamamı tek tuşla alınabilmektedir. Bunun yanında sistem de bulunan verilerin tamamı istatistiki olarak verilebilir durumdadır.
İÇİN NELER YAPIYORUZ ?
Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi yapısı sayesinde sadece İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesinde değil, bu projeyi kullanabilecek özel ve devlet üniversitelerinde uygulanabilir durumda tasarlanmıştır. Projeyi eksiksiz ve kurulduğu üniversitede sürdürebilirliğinin sağlanması için ise gerekli personel kadrosu kurumumuzda istihdam edilmiştir.
Yaygınlaştırma Sürecinde Protokol imzaladığımız üniversiteler ile yöneteceğimiz süreç belirlenmiştir.
Bu süreç iki ana bölümden oluşmaktadır.
Aşağıdaki infografiklerde de inceleyeceğiniz üzere yapılan her adımın kim tarafından yapılacağının belirlendiği gibi ortalama olarak süreleri de saat bazında belirlenmiştir.
Herhangi bir teknik, yasal ya da kurumun ileteceği verilerin yapısında sıkıntı çıkmadığı sürece bir üniversitede sistemin eğitim süreci de dahil ayaklanma süresi ortalama 144 saat- 18 İş Günü olarak belirlenmiştir(1 gün 8 saat olarak hesaplanmıştır).